הגדרת מטרת התערוכה

ערכו ישיבה של אנשי ונשות השיווק והמכירות של החברה. הגדירו את מטרות ההשתתפות בתערוכה:

- חשיפת מוצרים חדשים;

- הגדרת קהל המטרה;

- חיזוק תדמית החברה בעיני לקוחותיה הותיקים;

- איתור לקוחות חדשים;

שני צוותי עבודה

הקימו שני צוותי עבודה:

- הצוות האחד יעסוק בתכנון. אנשי ונשות צוות זה יהיו אנשי הקשר עם הנהלת התערוכה, יבחרו ביחד עם    המעצב את המיקום המועדף, יטפלו בכל הטפסים הנלווים, יעבדו מול חברת העיצוב ויתזמנו את ההקמה והפירוק. הצוות יכין את הכלים השיווקיים לקראת התערוכה: ברושור, שי למבקרים, שקיות לחלוקה, סרט תדמית ועוד

- הצוות השני יעסוק בתפעול הביתן מפתיחת התערוכה עד לפירוקה.

כלים שיווקיים

הכינו עזרים פרסומיים, תוך הגדרה קהל המטרה של כל אחד מהם (לדוגמה: חוברת תדמית ומתנה יקרת ערך ללקוח שאותר כפוטנציאל משמעותי, ופלייר פשוט לעוברי אורח). יש להצטייד מראש במידה רבה של חוסן נפשי, ולא להתאכזב עם מציאת הקטלוג המפואר שעמלת עליו חודשים והשקעת בו כסף רב, זרוק על רצפת המעבר או בפח הקרוב.

עיצוב הביתן והכלים השיווקיים

פנו אל חברת עיצוב תערוכות הבקיאה בענף היהלומים, ושלחו אליה מידע קצר הכולל את תדמית חברתכם, מטרת התערוכה ומסגרת התקציב. בקשו מהחברה הצעה לעיצוב הביתן. כדאי לפנות אל שתיים או שלוש חברות, כדי להשוות את ההצעות הן מבחינה עיצובית והן מבחינה תקציבית. אם הכלים השיווקיים של חברתכם אינם מגובשים, בקשו הצעות עיצוביות שונות. בחרו קונספט אחיד עבור הביתן והחומרים הפרסומיים הנלווים.

הזמנת לקוחות לביתן

לפני היציאה לתערוכה הכינו רשימה של לקוחות ותיקים, הזמינו אותם לתערוכה, ונסו לקבוע אתם פגישות מראש. הכינו מאגר של לקוחות חדשים, כמו למשל אלה שאיתרתם בתערוכות קודמות. שילחו אליהם דיוור, ונסו לקבוע פגישות.

איסוף נתונים בתערוכה

הכינו אמצעים להעשרת בסיס המידע והנתונים הנאגרים בתערוכה. תערוכה היא הכלי האפקטיבי ביותר המאפשר לך המציג, להכתיב את בסיס הנתונים שלו. לכן, הכינו דפי רישום ידידותיים, או השתמשו במערכות המידע האלקטרוניות המקובלות בחלק מהתערוכות בעולם ושניתן לשכור אותם מהנהלת התערוכה. מערכות אלה מבצעות סריקת ברקוד של כרטיס הביקור של המבקר ומזינות את המידע אודותיו לבסיס הנתונים שלך.

 VIPבתערוכה

הגדירו אזור אינטימי לפגישות עם לקוחות שיאותרו במהלך התערוכה, כדי שתוכלו להאריך בשיחה שקטה עם לקוחות חשובים, ולהציג סחורה בבטחה, הרחק מעין הציבור.

נוהלי התנהגות בביתן

- סיימו את הקמת הביתן והצגת המוצרים מבעוד מועד, והזמינו את הצוות לתדרוך לפני הפתיחה;

- הקפידו על לבוש מכובד של הצוות;

- על כל עובד/ת לשאת תג המציג את שמו.

- יש להקצות לכל עובד/ת בביתן תפקיד מוגדר;

- זכרו להנחות את העובד/ת בביתן לאסוף פרטי התקשרות ונתונים אחרים על כל מבקר/ת;

- הקפידו להנחות את העובד/ת שלא לאכול בחזית הביתן, לא לדבר בטלפון ולכבד כל מבקר בביתן;

- הקפידו להנחות את העובד/ת שלא להשקיע זמן רב מדי במתעניין בודד. רבים אחרים ממתינים למידע, ומבקר

  שלא פונים אליו ממשיך לביתן הבא;

- הכינו נוהל החלפת משמרות ברור. זכרו, התערוכות נמשכות מספר ימים, והעובדים עומדים על רגליהם שעות רבות בכל יום. דאגו לעובדיכם ולרענונם.

מסקנות יומיות

הקפידו על תדרוך יומי בו ליישום מסקנות היום הקודם. זכרו - התערוכה קצרה וניתן להפיק לקחים ´תוך כדי תנועה´. אל תחכו לסוף התערוכה כדי להסיק מסקנות.

הכנה לתערוכה הבאה

עם סיום התערוכה היערכו כבר לתערוכה הבאה. שאלו את עצמכם: האם השגתי את היעדים? האם השוק שבחרתי להציג בו אכן מתאים לחברה שלי? האם אני מעוניין לפתח אותו? שלחו מכתבי תודה למבקרים בביתן, והקפידו לשמור אתם על קשר שוטף. זכרו להזמין אותם לקראת התערוכה הבאה.